Rechtliche Informationen

Impressum

Datenschutzerklärung

Stand: 14. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Fabian Balsmeier, Rufio Voice, Josefstraße 5, 33106 Paderborn, Deutschland. Sie erreichen den Verantwortlichen unter info@rufiovoice.de.

2. Aufruf dieser Website und Hosting

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter Netlify technische Verbindungsdaten, die Ihr Browser übermittelt. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Statusmeldungen gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung und Sicherheit der Website sowie der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb. Die Daten werden nach den Lösch- und Aufbewahrungsregeln des Hosters gelöscht, soweit keine Sicherheitsaufbewahrung erforderlich ist. Netlify kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; für solche Übermittlungen gelten die jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Garantien des Anbieters.

3. Reichweitenmessung mit Plausible Analytics

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten setzen wir Plausible Analytics ein, um aggregierte Informationen über Besuche und die Nutzung der Website zu erhalten. Der Dienst wird über ein Skript von plausible.io geladen. Nach Angaben des Anbieters arbeitet Plausible ohne Cookies und erstellt keine nutzerübergreifenden Werbeprofile. Wir haben keine optionalen Ereignisse wie Formularinhalte oder eingegebene Daten zur Messung eingerichtet. Das Skript ist nicht auf den geschützten Kunden- und Terminbereichen eingebunden.

Die Verarbeitung erfolgt zur bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unseres Webangebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Einzelheiten zur technischen Verarbeitung und etwaigen Speicherfristen ergeben sich aus den aktuellen Datenschutzinformationen von Plausible. Die Einbindung führt zu einer Verbindung mit Servern des Anbieters, wobei insbesondere Ihre IP-Adresse technisch übermittelt werden kann.

Google Ads Conversion-Tracking wird auf den öffentlichen Marketingseiten nur aktiviert, wenn Sie in den Datenschutzeinstellungen der Kategorie „Google Ads“ zugestimmt haben. Dabei kann Google erkennen, dass ein Anzeigenklick zu einem Besuch oder zu einer Kontaktanfrage geführt hat. Das Google-Tag wird ohne diese Auswahl nicht geladen. Rechtsgrundlage für das Auslesen oder Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am unteren Seitenrand ändern oder widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Leadinfo zur Erkennung von Firmenbesuchen

Wenn Sie Leadinfo in den Cookie-Einstellungen aktivieren, laden wir den Tracking-Code von Leadinfo B.V., Rivium Quadrant 141, 2909 LC Capelle aan den IJssel, Niederlande. Leadinfo gleicht die IP-Adresse Ihres Besuchs mit Unternehmensdaten ab. Wenn ein Besuch zugeordnet werden kann, sehen wir im Leadinfo-Dashboard allgemeine Unternehmensinformationen und die aufgerufenen Seiten. Nach Angaben von Leadinfo werden IP-Adressen nicht im Kundenportal angezeigt oder gespeichert. Leadinfo verwendet außerdem Cookies zur Wiedererkennung und Sitzungsanalyse: Das Cookie „_li_id“ kann bis zu zwei Jahre und „_li_ses“ bis zum Ende der Sitzung gespeichert werden. Der Tracker wird auf unserer Website erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Rechtsgrundlage für das Auslesen oder Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist es Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am unteren Seitenrand ändern oder widerrufen.

4. Externe Schriftarten

Diese Website bindet Schriftarten von Google Fonts ein. Beim Laden der Schriftarten stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google-Servern her; dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten übermittelt. Die Einbindung erfolgt zur einheitlichen Darstellung unseres Webangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Übermittlung vermeiden, indem Sie das Laden externer Ressourcen in Ihrem Browser blockieren; dadurch kann die Darstellung abweichen.

5. Kontaktanfragen über das Formular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingetragenen Angaben: Firma, Name, E-Mail-Adresse und Anliegen sowie optional Ihre Telefonnummer. Die Daten werden über eine Supabase-Funktion übermittelt und verarbeitet, damit wir Ihre Anfrage beantworten und gegebenenfalls ein Beratungsgespräch abstimmen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung geschäftlicher Anfragen). Die Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Bitte senden Sie über das Formular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere keine Gesundheitsdaten.

6. Kundenportal, Kalender und KI-Telefonassistenz

Für Kunden stellen wir nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags ein Kundenportal, eine Terminplanung und eine KI-gestützte Telefonassistenz bereit. Je nach aktivierter Funktion können dabei Nutzer- und Kontaktdaten, Zugangsdaten, Telefonnummern, Gesprächszeitpunkte und -dauer, Gesprächsinhalte beziehungsweise Transkripte, Anliegen, Terminwünsche und Kalenderdaten verarbeitet werden. Die Speicherung von Gesprächsaudio-Aufzeichnungen ist nach der uns mitgeteilten aktuellen Konfiguration ausgeschaltet. Für die Verarbeitung des Live-Anrufs und die Transkription werden Audiodaten technisch übertragen; dies ist von einer dauerhaften Audioaufzeichnung zu unterscheiden. Transkripte und zugehörige Gesprächsdaten können zur Bereitstellung der vereinbarten Leistung im System gespeichert werden.

Abhängig von der konkreten Einrichtung und Funktionalität kommen Supabase (Datenbank und Authentifizierung), Vapi (Telefonie und Sprachagent, nach der aktuellen Einrichtung in einer US-Region), Anthropic (KI-Modell, gegebenenfalls über Vapi), Make/Celonis (Automatisierungen), Google Sheets sowie Google Calendar oder Microsoft Outlook/Calendar zum Einsatz. Kalenderdaten werden nur verarbeitet, soweit der Kunde die jeweilige Kalenderverbindung einrichtet. Die Anbieter können als Auftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche tätig sein; maßgeblich sind die konkrete Funktion und die jeweiligen Anbieterbedingungen. Eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, kann bei Nutzung einzelner Dienste nicht ausgeschlossen werden. Sie erfolgt nur auf einer nach Kapitel V DSGVO zulässigen Grundlage, etwa einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln, soweit einschlägig.

Für Gesprächsdaten im Rahmen des Telefonassistenten bestimmt grundsätzlich der jeweilige Geschäftskunde die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist Verantwortlicher; Rufio Voice verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen. Vor dem produktiven Einsatz ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, Anrufende transparent über den Einsatz eines KI-Systems und die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, eine geeignete Rechtsgrundlage sicherzustellen und besondere Kategorien personenbezogener Daten nur dann zu verarbeiten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die vertragliche Speicherdauer und Löschung richten sich nach dem jeweiligen Angebot und den Weisungen des Kunden; nach Vertragsende werden Kundendaten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vereinbarten Nachlaufzeiten entgegenstehen.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website oder unserer vertraglichen Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine sonstige Rechtsgrundlage die Weitergabe erlaubt. Mit Auftragsverarbeitern werden die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen geschlossen. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer befristeten weiteren Speicherung bestehen. Die Speicherfristen von Dienstleistern hängen zusätzlich von den jeweiligen Systemeinstellungen und Verträgen ab.

9. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Rufio Voice ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig. Für eine Auskunft oder die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@rufiovoice.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung technischer Verbindungsdaten ist für den Aufruf der Website erforderlich. Bei einer Kontaktanfrage sind die als erforderlich markierten Formularangaben nötig, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung gegebenenfalls nicht möglich.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Geschäftskunden

Stand: 9. November 2026

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter ist Fabian Balsmeier, handelnd unter Rufio Voice, Josefstraße 5, 33106 Paderborn, Deutschland, E-Mail: info@rufiovoice.de, nachfolgend „Anbieter“.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen, nachfolgend „Kunde“. Verträge mit Verbrauchern werden auf Grundlage dieser AGB nicht geschlossen.

Bei Widersprüchen haben die Regelungen des jeweiligen Angebots und seiner ausdrücklich einbezogenen Anlagen Vorrang vor diesen AGB. Individuell ausgehandelte Vereinbarungen haben unabhängig von ihrer Form Vorrang. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag sind die Regelungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung maßgeblich.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, soweit der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt hat.

Es gilt die bei Vertragsschluss einbezogene Fassung dieser AGB. Die Veröffentlichung einer neuen Fassung auf der Website ändert bestehende Verträge nicht automatisch.

2. Angebot und Vertragsschluss

Allgemeine Leistungsdarstellungen auf der Website stellen noch kein verbindliches Vertragsangebot dar.

Ein individuell an den Kunden gerichtetes Angebot ist verbindlich, sofern es nicht ausdrücklich als unverbindlich gekennzeichnet ist. Enthält es eine Annahmefrist, muss die Annahme dem Anbieter innerhalb dieser Frist zugehen. Ohne ausdrücklich bestimmte Annahmefrist gelten die gesetzlichen Regelungen.

Der Vertrag kommt durch die rechtzeitige Annahme eines verbindlichen Angebots in Textform, beispielsweise per E-Mail, zustande.

Bei einem ausdrücklich unverbindlichen Angebot stellt die Bestellung des Kunden das Vertragsangebot dar. In diesem Fall kommt der Vertrag durch die Auftragsbestätigung des Anbieters in Textform zustande.

Der Vertragsschluss und der Beginn der kostenpflichtigen laufenden Nutzung können zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Der Leistungsbeginn richtet sich nach Abschnitt 4.

3. Leistungsumfang

Der Anbieter erbringt die im jeweiligen Angebot beschriebenen Leistungen. Dazu können insbesondere gehören:

• Einrichtung und Betrieb eines KI-Telefonassistenten;
• Annahme eingehender Anrufe und Erfassung von Anliegen;
• Weiterleitung an vereinbarte Ansprechpartner;
• Erfassung und Übermittlung von Rückrufwünschen;
• Anbindung vereinbarter Kalender;
• Bereitstellung von Gesprächszusammenfassungen und strukturierten Gesprächsdaten;
• Bereitstellung eines Kundenportals.

Welche Funktionen, Integrationen, Rufnummern, Gesprächsminuten, gleichzeitig möglichen Gespräche und sonstigen Nutzungsgrenzen vereinbart sind, ergibt sich aus dem Angebot und dessen Anlagen.

Die technische Infrastruktur für den KI-Telefonassistenten wird durch den Anbieter bereitgestellt beziehungsweise verwaltet. Zugänge zu kundeneigenen Systemen, insbesondere Kalendern und Telefonanlagen, stellt der Kunde im erforderlichen Umfang zur Verfügung.

Die Erfassung eines Rückrufwunsches umfasst dessen Dokumentation oder Übermittlung. Die Durchführung eines Rückrufs oder eine verbindliche Terminbuchung ist nur geschuldet, soweit dies ausdrücklich vereinbart wurde.

KI-Systeme können Inhalte fehlerhaft erkennen oder wiedergeben. Eine bestimmte Erkennungsquote oder ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Die Verpflichtung zur vertragsgemäßen Bereitstellung der vereinbarten Funktionen und die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Leistungsstörungen bleiben bestehen.

4. Einrichtung und Leistungsbeginn

Der Umfang der Einrichtung ergibt sich aus dem Angebot. Der Kunde stellt die erforderlichen Unternehmensinformationen, Zugänge, Freigaben und Ansprechpartner rechtzeitig zur Verfügung.

Der Beginn der kostenpflichtigen laufenden Nutzung wird gemeinsam als Freischaltungstermin festgelegt und in Textform dokumentiert. Soweit nichts anderes vereinbart wurde, beginnt die laufende Abrechnung mit der vereinbarten Freischaltung des betriebsbereiten Dienstes.

Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung des Kunden werden diesem mitgeteilt. Erforderliche Anpassungen des Zeitplans stimmen die Parteien miteinander ab.

Eine vereinbarte Einrichtungspauschale fällt einmalig an. Soweit das Angebot nichts anderes bestimmt, wird sie nach Durchführung der vereinbarten Einrichtung in Rechnung gestellt.

Eine spätere ordentliche Kündigung des Abonnements führt nicht zur Erstattung einer vertragsgemäß erbrachten Einrichtung. Gesetzliche Ansprüche wegen mangelhafter oder nicht erbrachter Leistungen bleiben unberührt.

5. Preise, Minutenabrechnung und Zahlung

Paketpreise, Einrichtungspauschalen, enthaltene Leistungen, Preise für Zusatzminuten und die Behandlung der Umsatzsteuer richten sich nach dem jeweiligen Angebot.

Soweit nichts anderes vereinbart wurde, erfolgt die Abrechnung in monatlichen Zeiträumen ab dem Freischaltungstermin. Der monatliche Paketpreis wird zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums, zusätzlicher Verbrauch nach dessen Ablauf in Rechnung gestellt.

Die tatsächlichen Verbindungsdauern mit dem KI-Telefonassistenten werden je Abrechnungsmonat zusammengerechnet. Einzelne Gespräche werden nicht auf volle Minuten aufgerundet. Erst bei der monatlichen Gesamtdauer wird ein verbleibender Sekundenanteil einmalig zu einer vollen Minute aufgerundet. Besteht die Gesamtdauer bereits aus vollen Minuten, erfolgt keine weitere Aufrundung.

Die so ermittelte Gesamtzahl der Gesprächsminuten wird auf das enthaltene Minutenkontingent angerechnet. Nur die darüber hinausgehenden Minuten werden zum vereinbarten Preis für Zusatzminuten berechnet.

Maßgeblich ist die Zeit vom Beginn der Verbindung mit dem KI-Telefonassistenten bis zu deren Beendigung. Gesprächszeiten nach vollständiger Trennung des KI-Telefonassistenten, beispielsweise nach abgeschlossener Weiterleitung an einen Mitarbeiter, zählen nicht als KI-Gesprächsminuten.

Enthaltene Minuten stehen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zur Verfügung. Nicht verbrauchte Minuten verfallen mit dessen Ende, sofern im Angebot keine Übertragung vereinbart wurde.

Zusätzliche Telefonie- oder Weiterleitungsentgelte des Anbieters werden nur berechnet, wenn deren Art und Höhe beziehungsweise Berechnungsweise vorab im Angebot oder einer ergänzenden Vereinbarung festgelegt wurden.

Kosten aus eigenen Telekommunikationsverträgen des Kunden, insbesondere für die Weiterleitung bestehender Rufnummern an den Dienst, trägt der Kunde nach Maßgabe seiner Verträge mit den betreffenden Telekommunikationsanbietern.

Kostenpflichtige Erweiterungen oder zusätzliche Einrichtungsarbeiten werden vor ihrer Durchführung vereinbart.

Rechnungen sind innerhalb der im Angebot genannten Zahlungsfrist zu bezahlen. Fehlt eine solche Regelung, beträgt die Zahlungsfrist 14 Kalendertage ab Rechnungseingang. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. Gesetzliche Rechte zur Beanstandung von Rechnungen bleiben unberührt.

6. Laufzeit und Kündigung

Vertragslaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfristen richten sich vorrangig nach dem jeweiligen Angebot.

Wird im Angebot eine dreimonatige Startphase mit anschließenden zwölfmonatigen Vertragslaufzeiten vereinbart, gelten folgende Regelungen:

a) Beginn der Startphase

Die Startphase beginnt mit dem vereinbarten Freischaltungstermin und umfasst die ersten drei Vertragsmonate.

b) Kündigung während der Startphase

Während der Startphase kann der Kunde den Vertrag jeweils zum Ende des ersten, zweiten oder dritten Vertragsmonats mit einer Frist von 14 Kalendertagen kündigen. Die Kündigung muss dem Anbieter spätestens 14 Kalendertage vor dem jeweiligen Vertragsmonatsende zugehen.

c) Anschließende zwölfmonatige Laufzeit

Wird der Vertrag nicht wirksam zum Ende eines dieser drei Vertragsmonate gekündigt, schließt sich unmittelbar eine weitere Vertragslaufzeit von zwölf Monaten an. Diese beginnt mit dem vierten Vertragsmonat und endet mit Ablauf des fünfzehnten Vertragsmonats.

d) Weitere Verlängerungen

Anschließend verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere zwölf Monate, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen zwölfmonatigen Vertragslaufzeit gekündigt wird.

e) Monatliche Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt auch während der zwölfmonatigen Vertragslaufzeiten weiterhin monatlich. Daraus entsteht kein monatliches Kündigungsrecht innerhalb dieser Laufzeiten.

Vertragsmonate werden ab dem Freischaltungstermin gerechnet und sind nicht zwingend mit Kalendermonaten identisch.

Ist weder eine bestimmte Laufzeit noch das vorstehende Startphasenmodell vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.

Kündigungen bedürfen der Textform. Kündigungen des Kunden können insbesondere an info@rufiovoice.de gerichtet werden. Für die Fristwahrung ist der Zugang der Kündigung maßgeblich.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7. Betrieb, Support und Leistungsänderungen

Der Anbieter sorgt für den vertragsgemäßen Betrieb der vereinbarten Funktionen und bearbeitet gemeldete Störungen innerhalb angemessener Zeit unter Berücksichtigung ihrer Schwere und Auswirkungen.

Störungsmeldungen können an info@rufiovoice.de gerichtet werden. Zusätzliche Supportleistungen, feste Erreichbarkeitszeiten, Reaktionszeiten oder Verfügbarkeitszusagen gelten, soweit sie ausdrücklich vereinbart wurden.

Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen sowie Störungen von Internetverbindungen oder eingesetzten Diensten können die Nutzung vorübergehend beeinträchtigen. Planbare wesentliche Einschränkungen kündigt der Anbieter rechtzeitig an und berücksichtigt dabei die betrieblichen Interessen des Kunden.

Der Einsatz von Dienstleistern entbindet den Anbieter nicht von seinen vertraglichen Pflichten. Gesetzliche Ansprüche des Kunden wegen Leistungsstörungen bleiben unberührt.

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs oder der Preise bedürfen einer Vereinbarung. Technische Aktualisierungen sind zulässig, soweit die vereinbarten Funktionen erhalten bleiben, keine zusätzlichen Kosten entstehen und die datenschutzrechtlichen Vereinbarungen eingehalten werden.

8. Mitwirkung des Kunden

Der Kunde stellt zutreffende und aktuelle Unternehmensinformationen, Ansprechpartner, Weiterleitungsziele, Öffnungszeiten und sonstige für die vereinbarten Funktionen erforderliche Angaben bereit.

Der Kunde ist für die von ihm bereitgestellten Telefonanschlüsse, Kalenderkonten, Berechtigungen und technischen Voraussetzungen verantwortlich. Er stellt sicher, dass die von ihm übermittelten Inhalte und erteilten Weisungen rechtmäßig sind.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über erkannte Sicherheitsvorfälle, unberechtigte Zugriffe oder wesentliche Funktionsstörungen.

Der Kunde wirkt an der Abstimmung und Überprüfung der Gesprächsführung und der eingebundenen Informationen mit. Erkannte Fehler in Gesprächszusammenfassungen, Rückrufdaten oder Kalendereinträgen meldet er dem Anbieter. Die Verantwortung des Anbieters für die vertragsgemäße Leistung bleibt hiervon unberührt.

9. Datenschutz, Dienstleister und Gesprächsdaten

9.1 Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO.

Diese regelt insbesondere Gegenstand und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen, Weisungsrechte, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragnehmer sowie Speicherfristen, Rückgabe und Löschung.

Der Kunde ist für die von ihm bestimmten Verarbeitungszwecke und deren Rechtsgrundlagen verantwortlich. Der Anbieter erfüllt die ihn treffenden gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzpflichten.

9.2 Eingesetzte Dienste

In der derzeitigen Standardkonfiguration werden insbesondere folgende Dienste eingesetzt:

• Vapi zur technischen Steuerung des KI-Telefonassistenten;
• Soniox zur Spracherkennung;
• OpenAI zur Verarbeitung von Gesprächsinhalten und Erzeugung von Antworten;
• ElevenLabs zur Sprachausgabe;
• Make zur Automatisierung vereinbarter Abläufe;
• Supabase zur Speicherung und Bereitstellung von Anwendungsdaten.

Weitere Systeme, insbesondere Kalenderdienste, werden entsprechend dem vereinbarten Leistungsumfang eingebunden.

Die für den jeweiligen Kunden tatsächlich eingesetzten Unternehmen, ihre Aufgaben und die Bedingungen ihrer Einbindung werden in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und der zugehörigen Unterauftragnehmerliste dokumentiert. Dabei werden auch mittelbar über Dienstleister eingesetzte Unterauftragnehmer berücksichtigt.

Die Nennung eines Dienstes in diesen AGB ersetzt nicht die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen und Genehmigungen. Änderungen der Unterauftragnehmer richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

9.3 Transparenz gegenüber Anrufenden

Der Anbieter richtet den KI-Telefonassistenten so ein, dass Anrufende zu Beginn der Interaktion verständlich auf den KI-Einsatz hingewiesen werden.

Der Kunde stellt die erforderlichen unternehmensbezogenen Datenschutzhinweise bereit. Die Parteien stimmen die technische Bereitstellung dieser Hinweise und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungsabläufe vor der Freischaltung ab.

9.4 Tonaufzeichnungen und Live-Verarbeitung

In der vereinbarten Standardkonfiguration ist die dauerhafte Aufzeichnung von Gesprächsaudio deaktiviert. Eine Aktivierung bedarf einer gesonderten Vereinbarung und der Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Zur Durchführung des Gesprächs werden Audiodaten technisch verarbeitet und an die hierfür eingebundenen Dienste übermittelt. Die deaktivierte Tonaufzeichnung schließt diese Live-Verarbeitung nicht aus.

9.5 Transkripte, Gesprächsergebnisse und technische Protokolle

Abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang werden Gesprächsinhalte als Text verarbeitet. Hierzu können Transkripte, Nachrichten, Gesprächszusammenfassungen, Rückrufwünsche, Terminangaben und sonstige strukturierte Gesprächsergebnisse gehören.

Darüber hinaus können Verbindungsdaten und technische Protokolle anfallen, insbesondere zur Gesprächssteuerung, Übermittlung von Daten, Fehleranalyse und Abrechnung.

Art, Umfang und zulässige Zwecke dieser Verarbeitung werden in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung konkretisiert.

9.6 Speicherfristen und Löschung

Für operative Gesprächsdaten in den vom Anbieter selbst verwalteten Verzeichnissen ist eine regelmäßige Speicherdauer von drei Monaten vorgesehen. Die erfassten Datenkategorien, der Beginn dieser Frist und gegebenenfalls erforderliche kürzere Fristen werden vor Beginn der Verarbeitung im vereinbarten Löschkonzept festgelegt.

Für Datenbestände bei eingebundenen Dienstleistern, technische Protokolle und Sicherungskopien werden die jeweils geltenden Speicher- und Löschfristen gesondert im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung dokumentiert und vereinbart.

Der Anbieter setzt die vereinbarten Löschvorgaben in seinem Verantwortungsbereich um und stellt deren Einhaltung bei den von ihm eingesetzten Auftragsverarbeitern nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen sicher.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen. Davon betroffene Daten werden ausschließlich im zulässigen Umfang und für die zulässigen Zwecke weiterverarbeitet.

9.7 Internationale Verarbeitung

Bei der Leistungserbringung können Dienste eingesetzt werden, die personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten.

Der Anbieter darf solche Übermittlungen nur unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durchführen. Die tatsächlich eingesetzten Empfänger, Verarbeitungsländer und einschlägigen Übermittlungsgrundlagen werden vor Beginn der betreffenden Verarbeitung in den zugehörigen Datenschutzunterlagen dokumentiert.

Die Zustimmung zu diesen AGB ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage oder sonstige Voraussetzung für eine Drittlandübermittlung.

10. Nutzungsrechte und Vertraulichkeit

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der bereitgestellten Funktionen für eigene geschäftliche Zwecke im vereinbarten Umfang. Eine Weitervermarktung an Dritte bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

Rechte an vorbestehender Software, Marken und sonstigen Materialien verbleiben bei ihren jeweiligen Inhabern. Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte an seinen bereitgestellten Inhalten ein.

Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Dies gilt nicht für Informationen, die rechtmäßig öffentlich bekannt sind, unabhängig entwickelt oder rechtmäßig von Dritten erlangt wurden.

Gesetzlich erforderliche Offenlegungen bleiben zulässig. Eingesetzte Mitarbeiter und Dienstleister werden im erforderlichen Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet.

11. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

Zwingende gesetzliche Haftung sowie Ansprüche aus einer ausdrücklich übernommenen Garantie bleiben unberührt. Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

12. Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte

Der Kunde kann mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Darüber hinaus bleibt die Aufrechnung mit Gegenforderungen aus demselben Vertragsverhältnis zulässig.

Gesetzliche Zurückbehaltungsrechte des Kunden bleiben unberührt.

13. Vertragsende und Schlussbestimmungen

Mit Vertragsende endet das Recht zur Nutzung der bereitgestellten Funktionen.

Die Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet wurden, richten sich nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und den rechtmäßigen Weisungen des Kunden.

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Paderborn ausschließlicher Gerichtsstand. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Vertragsänderungen sollen zu Nachweiszwecken in Textform dokumentiert werden. Der Vorrang individuell ausgehandelter Vereinbarungen bleibt unabhängig von deren Form bestehen.

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

Verbraucherstreitbeilegung

Rufio Voice richtet sein Angebot ausschließlich an Unternehmer und ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.