Rechtliche Informationen

Impressum

Datenschutzerklärung

Stand: 5. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Fabian Balsmeier, Rufio Voice, Josefstraße 5, 33106 Paderborn, Deutschland. Sie erreichen den Verantwortlichen unter kontakt@sprachwerk-ai.de.

2. Aufruf dieser Website und Hosting

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter Netlify technische Verbindungsdaten, die Ihr Browser übermittelt. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Statusmeldungen gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung und Sicherheit der Website sowie der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb. Die Daten werden nach den Lösch- und Aufbewahrungsregeln des Hosters gelöscht, soweit keine Sicherheitsaufbewahrung erforderlich ist. Netlify kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; für solche Übermittlungen gelten die jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Garantien des Anbieters.

3. Reichweitenmessung mit Plausible Analytics

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten setzen wir Plausible Analytics ein, um aggregierte Informationen über Besuche und die Nutzung der Website zu erhalten. Der Dienst wird über ein Skript von plausible.io geladen. Nach Angaben des Anbieters arbeitet Plausible ohne Cookies und erstellt keine nutzerübergreifenden Werbeprofile. Wir haben keine optionalen Ereignisse wie Formularinhalte oder eingegebene Daten zur Messung eingerichtet. Das Skript ist nicht auf den geschützten Kunden- und Terminbereichen eingebunden.

Die Verarbeitung erfolgt zur bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unseres Webangebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Einzelheiten zur technischen Verarbeitung und etwaigen Speicherfristen ergeben sich aus den aktuellen Datenschutzinformationen von Plausible. Die Einbindung führt zu einer Verbindung mit Servern des Anbieters, wobei insbesondere Ihre IP-Adresse technisch übermittelt werden kann.

4. Externe Schriftarten

Diese Website bindet Schriftarten von Google Fonts ein. Beim Laden der Schriftarten stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google-Servern her; dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten übermittelt. Die Einbindung erfolgt zur einheitlichen Darstellung unseres Webangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Übermittlung vermeiden, indem Sie das Laden externer Ressourcen in Ihrem Browser blockieren; dadurch kann die Darstellung abweichen.

5. Kontaktanfragen über das Formular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingetragenen Angaben: Unternehmen/Praxis, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie optional Branche, ungefähres Anrufvolumen, bevorzugte Kontaktzeit, Terminvorschläge und Nachricht. Die Daten werden über eine Supabase-Funktion übermittelt und verarbeitet, damit wir Ihre Anfrage beantworten und gegebenenfalls ein Beratungsgespräch abstimmen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung geschäftlicher Anfragen). Die Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Bitte senden Sie über das Formular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere keine Gesundheitsdaten.

6. Kundenportal, Kalender und KI-Telefonassistenz

Für Kunden stellen wir nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags ein Kundenportal, eine Terminplanung und eine KI-gestützte Telefonassistenz bereit. Je nach aktivierter Funktion können dabei Nutzer- und Kontaktdaten, Zugangsdaten, Telefonnummern, Gesprächszeitpunkte und -dauer, Gesprächsinhalte beziehungsweise Transkripte, Anliegen, Terminwünsche und Kalenderdaten verarbeitet werden. Die Speicherung von Gesprächsaudio-Aufzeichnungen ist nach der uns mitgeteilten aktuellen Konfiguration ausgeschaltet. Für die Verarbeitung des Live-Anrufs und die Transkription werden Audiodaten technisch übertragen; dies ist von einer dauerhaften Audioaufzeichnung zu unterscheiden. Transkripte und zugehörige Gesprächsdaten können zur Bereitstellung der vereinbarten Leistung im System gespeichert werden.

Abhängig von der konkreten Einrichtung und Funktionalität kommen Supabase (Datenbank und Authentifizierung), Vapi (Telefonie und Sprachagent, nach der aktuellen Einrichtung in einer US-Region), Anthropic (KI-Modell, gegebenenfalls über Vapi), Make/Celonis (Automatisierungen), Google Sheets sowie Google Calendar oder Microsoft Outlook/Calendar zum Einsatz. Kalenderdaten werden nur verarbeitet, soweit der Kunde die jeweilige Kalenderverbindung einrichtet. Die Anbieter können als Auftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche tätig sein; maßgeblich sind die konkrete Funktion und die jeweiligen Anbieterbedingungen. Eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, kann bei Nutzung einzelner Dienste nicht ausgeschlossen werden. Sie erfolgt nur auf einer nach Kapitel V DSGVO zulässigen Grundlage, etwa einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln, soweit einschlägig.

Für Gesprächsdaten im Rahmen des Telefonassistenten bestimmt grundsätzlich der jeweilige Geschäftskunde die Zwecke und Mittel der Verarbeitung und ist Verantwortlicher; Rufio Voice verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen. Vor dem produktiven Einsatz ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, Anrufende transparent über den Einsatz eines KI-Systems und die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, eine geeignete Rechtsgrundlage sicherzustellen und besondere Kategorien personenbezogener Daten nur dann zu verarbeiten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die vertragliche Speicherdauer und Löschung richten sich nach dem jeweiligen Angebot und den Weisungen des Kunden; nach Vertragsende werden Kundendaten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vereinbarten Nachlaufzeiten entgegenstehen.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website oder unserer vertraglichen Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine sonstige Rechtsgrundlage die Weitergabe erlaubt. Mit Auftragsverarbeitern werden die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen geschlossen. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer befristeten weiteren Speicherung bestehen. Die Speicherfristen von Dienstleistern hängen zusätzlich von den jeweiligen Systemeinstellungen und Verträgen ab.

9. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Rufio Voice ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig. Für eine Auskunft oder die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter kontakt@sprachwerk-ai.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung technischer Verbindungsdaten ist für den Aufruf der Website erforderlich. Bei einer Kontaktanfrage sind die als erforderlich markierten Formularangaben nötig, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung gegebenenfalls nicht möglich.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 5. Oktober 2026

1. Geltungsbereich und Kundenkreis

Diese Bedingungen gelten für Verträge zwischen Fabian Balsmeier, handelnd unter Rufio Voice („Anbieter“), und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen („Kunde“). Leistungen an Verbraucher werden auf Grundlage dieser AGB nicht angeboten. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

Der Anbieter stellt nach Maßgabe des individuellen Angebots insbesondere KI-gestützte Telefonassistenz, ein Kundenportal sowie gegebenenfalls Kalender- und Terminplanungsfunktionen bereit. Welche Funktionen, Integrationen, Mengen- oder Nutzungsgrenzen, Einrichtungsleistungen und laufenden Leistungen geschuldet sind, ergibt sich abschließend aus dem jeweiligen Angebot und dessen Anlagen. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Erkennungsgenauigkeit oder eine jederzeitige Verfügbarkeit wird nicht geschuldet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

3. Angebot und Vertragsschluss

Angebote des Anbieters sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot in Textform annimmt oder der Anbieter die Annahme in Textform bestätigt. Änderungen und Ergänzungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der Bestätigung in Textform.

4. Vergütung, Abrechnung und Zahlung

Preise, Einrichtungsentgelte, enthaltene Nutzungsumfänge, Mehrverbrauch, Abrechnungszeiträume, Zahlungsfristen sowie die Behandlung von Umsatzsteuer richten sich nach dem individuellen Angebot. Rechnungen sind innerhalb der dort festgelegten Frist ohne Abzug zu bezahlen. Fehlt dort eine Zahlungsfrist, ist die Rechnung innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. Einwendungen gegen eine Rechnung sollen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang mitgeteilt werden; gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

5. Laufzeit und Beendigung

Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfristen werden im jeweiligen Angebot festgelegt. Fehlt eine abweichende Vereinbarung, kann ein auf unbestimmte Zeit geschlossener Vertrag von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Nach Vertragsende werden Kundendaten nach Maßgabe der Datenschutzhinweise und einer etwaigen Auftragsverarbeitungsvereinbarung zurückgegeben oder gelöscht.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt die für Einrichtung und Betrieb erforderlichen Informationen, Zugänge, Ansprechpartner und technischen Voraussetzungen rechtzeitig bereit und hält sie aktuell. Der Kunde ist für seine Telefonanschlüsse, Kalenderkonten, Berechtigungen, Endgeräte und die Rechtmäßigkeit seiner Inhalte verantwortlich. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Störungen oder Sicherheitsvorfälle, die den Dienst betreffen, meldet der Kunde unverzüglich.

7. Datenschutz und Pflichten bei Telefonaten

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung als Verantwortlicher zuständig und stellt insbesondere die erforderlichen Informationen und Rechtsgrundlagen für Telefonassistenz, Transkription, Terminvereinbarung und Kalenderzugriff sicher. Der Kunde informiert Anrufende rechtzeitig und verständlich über den Einsatz des KI-Telefonassistenten und die Transkription. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung ist nach der aktuellen Konfiguration ausgeschaltet; eine spätere Aktivierung setzt vorherige Abstimmung, rechtmäßige Information und – soweit erforderlich – Einwilligung voraus. Der Kunde darf keine Daten übermitteln, deren Verarbeitung im jeweiligen Anwendungsfall unzulässig ist.

8. Verfügbarkeit und Änderungen

Der Dienst ist von Internetverbindungen und Leistungen Dritter abhängig. Der Anbieter bemüht sich um einen zuverlässigen Betrieb, schuldet aber keine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit, sofern im Angebot kein konkretes Service-Level vereinbart ist. Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen bei Drittanbietern und Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters können zu Einschränkungen führen. Wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs erfolgen nur im Rahmen des Vertrags oder mit Zustimmung des Kunden.

9. Nutzungsrechte und Rechte Dritter

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die bereitgestellten Funktionen für eigene geschäftliche Zwecke im vereinbarten Umfang zu nutzen. Rechte an vorbestehender Software, Marken und sonstigen Materialien verbleiben bei ihren jeweiligen Inhabern. Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte an bereitgestellten Inhalten ein und stellt sicher, dass dadurch keine Rechte Dritter verletzt werden.

10. Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Dies gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflichten offengelegt werden müssen.

11. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen. Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

12. Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zurückbehaltungsrechte kann er nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

13. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Paderborn ausschließlicher Gerichtsstand; zwingende ausschließliche Gerichtsstände bleiben unberührt. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

Verbraucherstreitbeilegung

Rufio Voice richtet sein Angebot ausschließlich an Unternehmer und ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.